Bill surrender có tác dụng gì? Tại sao phải sử dụng? Trong bài viết này, công ty vận tải Phước Tấn sẽ chia sẻ những điều cần nắm và những lưu ý về Bill surrender trong vận tải đường biển.
Bill surrender là gì?
Bill Surrendered cũng là một vận đơn đường biển có chức năng giống hệt như Original B/L, với đầy đủ chức năng: một biên lai của người chuyên chở xác nhận là họ đã nhận hàng để chở, là một bằng chứng về một hợp đồng vận tải đường biển, là một chứng từ sở hữu hàng hóa.
Surrendered bill of lading được gọi là vận đơn Điện giao hàng hay là một vận đơn xuất trình để thuận tiện cho người gởi hàng và người nhận hàng trong việc giải phóng hàng. Thường thì khi shiper làm surrender bill sẽ tốn một khoản phụ phí vận tải biển, phụ phí này thu trong khoản telex release fee.
>>>Xem thêm: MTO là gì?
Những điều chưa biết về Bill surrender
Trong vận tải đường biển, Surrendered B/L hay Bill surender xảy ra trong trường hợp giao hàng không cần xuất trình B/L gốc tại cảng đến.
Thông thường, hàng hóa sẽ được giao khi chủ hàng xuất trình 1 B/L gốc (ký hậu, nếu có) và thanh toán các chi phí liên quan cho hãng tàu tại điểm đến. Vì một số lý do như thời gian hành trình vận chuyển ngắn nên việc chuẩn bị chứng từ không kịp. Hoặc do thỏa thuận cuối cùng giữa người mua và người bán về việc nhận hàng thuận lợi tại cảng đến.
Trong trường này không cần xuất trình B/L gốc:
chủ hàng có thể yêu cầu các hãng tàu giao hàng tại cảng đến không cần B/L sau khi đã xuất trình bộ B/L gốc tại bất kỳ văn phòng nào của hãng tàu ngoài cảng đến (thường là cảng xếp hàng). Tại đây thanh toán mọi chi phí liên quan. Văn phòng của hãng tàu tại nơi nhận B/L gốc sẽ gởi xác nhận việc thực hiện này cùng với chi tiết lô hàng cho văn phòng của hãng tàu tại cảng đến. Như vậy B/L gốc đã được surrendered.
Lưu ý:
Trong trường hợp B/L gốc chưa được phát hành, chủ hàng sẽ ghi chú “Surrendered B/L“ khi gởi chi tiết làm B/L cho hãng tàu tại cảng đi và việc thông báo từ hãng tàu cho văn phòng tại cảng đến cũng giống như đã nêu trên. Surrendered B/L linh hoạt vì thủ tục nhanh, bản fax cũng nhận được hàng. Người nào cầm tờ fax surrender bill coi như người đó có quyền nhận hàng hóa. Vì vậy chỉ áp dụng khi thật sự cần hàng gấp, bên bán và bên mua thực sự tin tưởng nhau.
Vai trò surrendered bill
Tại Sao Surrendered Bill Lại Được Sử Dụng. Bill Surrender có tác dụng gì? So Sánh với Bill Gốc.
Bill surrender có tác dụng gì?
Surrender Bill đi kèm với Telex Release là điện giao hàng nhằm giúp consignee chứng minh mình là chủ hàng mà không cần có bill gốc. Do đó, Surrender Bill có tác dụng như sau:
– Giúp consignee nhận hàng từ shipper trong trường hợp bill gốc chưa đến kịp với consignee.
– Khi shipper và consignee đã làm việc với nhau nhiều lần (có thể là các chi nhánh của nhau), có sự tin tưởng và không cần sử dụng đến bill gốc.
Ok! Phước Tấn cùng các bạn đi vào một tình huống thực tế: công ty xuất khẩu Việt Nam chuyển một shipment gồm 45 container lạnh 40 feet đến cảng HongKong. Thời gian dự kiến tàu chạy đến HongKong là 2 ngày. Với những lô hàng lớn đòi hỏi việc xếp dỡ cũng như hoàn thành bộ chứng từ mất rất nhiều thời gian, trong khi hàng đến rất nhanh.
Nếu người nhập khẩu và người xuất khẩu dùng bộ Bill Gốc (3 bản chính và 3 bản copy) thì quy trình của bill gốc như thế này: Sau khi thanh lý hải quan và phải đợi tàu chạy hãng tàu bắt đầu giao bộ bill gốc cho người xuất khẩu,
Người xuất khẩu phải gởi chuyển phát nhanh bộ bill gốc qua các công ty quốc tế như: DHL, UPS, FedEx đây là những công ty chuyển phát nhanh cực kỳ uy tín và rất nhanh, họ sẽ chuyển phát bằng đường hàng không đến cho khách hàng của bạn, và bạn càng yêu cầu phát bộ bill gốc này nhanh thì phí càng cao.
Cụ thể như thế nào?
Với 2 ngày là thời gian quá ngắn để chuyển đến tận tay người nhận ở 1 quốc gia khác. Lúc này vì nhận Bill gốc chậm nên người nhập khẩu không thể nào lấy hàng về và có thể phải phát sinh phí lưu cont tại cảng HongKong, nếu như trả cont chậm thì tốn cả phí DET.
Tóm lại trường hợp này làm Bill Gốc sẽ tốn phí chuyển phát nhanh bill gốc và khả năng phát sinh phụ phí DEM/DET.
Lưu ý: Hãng tàu chỉ phát hành bill gốc khi tàu đã cắt neo và chạy, trong trường hợp tàu bị delay vì lý do khách quan hay lý do từ hãng tàu thì hãng tàu cũng không cấp bill cho bạn.
Quy trình làm Surrendered Bill ?
Tiếp tục ví dụ trên. Người nhập khẩu và người xuất khẩu đã tin tưởng nhau và cùng giải quyết vấn đề rắc rối từ Bill gốc => Lúc này họ mới nghĩ đến Surrendered bill là một giải pháp hay nhất cho cả hai. Có 2 trường hợp sẽ xảy ra khi làm bill Surrendered này:
Trường Hợp 1: Trả Bill Gốc Nhận Surrendered Bill
Bộ chứng từ đã trễ, thời gian tàu chạy lại nhanh khả năng tốn phí DEM/DET, bạn đang nắm bộ bill gốc thì phải đi gửi chuyển phát nhanh xem ra mất thời gian.
Trong khi người nhập khẩu đang hết hàng tại kho, cần lấy hàng ra kinh doanh. Quá nhiều tình huống cấp thiết. Thay vì lật đật tìm một công ty chuyển bộ bill gốc này cực nhanh thì bạn hãy đến văn phòng hãng tàu/fowarder trả lại bộ bill gốc và yêu cầu họ làm Surrendred Bill cho tôi ngay lập tức.
Khi bạn yêu cầu hãng tàu hoặc forwader làm bill surrender hay điện giải phóng hàng, hãng tàu sẽ thu lại 3 bản bill gốc sau đó mới phát hành surrender bill.
Quy trình làm Surrendred bill sẽ như thế này:
Đem bộ bill gốc gồm 3 bản chính và 3 bản copy đến hãng tàu trả lại hãng tàu. Bắt buộc phải có đủ 3 bản gốc (Original) còn 3 bản copy thiếu cũng chẳng sao.
Đóng phí:
Surrendred Bill cho hãng tàu tầm 30$. Rõ ràng yêu cầu Surrendred sau bạn tốn 2 lần phí bill là tốn phí bill gốc 30$ trước đó + Phí Surrendred Bill 30$ nữa. Tuy nhiên có vài hãng tàu miễn phí Surrendred Bill nhưng rất ít.
Hãng tàu thực hiện huỷ bộ bill gốc và in bộ bill khác giống như bản copy rồi đóng dấu có chữ SURRENDRED in đậm thường màu xanh hoặc màu đỏ. Thật sự bạn bận quá rồi thì không cần lấy cái bill này cũng được, chỉ cần yêu cầu hãng tàu gởi bản scan cho mình để mình gởi khách là đủ. Chứ cầm cái bill này cũng không ý nghĩa nhiều nếu như công ty bạn không có máy scan thì khổ hơn. Vì phải scan gởi cho khách.
Hệ thống hãng tàu tại Việt Nam (nơi gởi) sẽ gọi điện telex release cho chi nhánh của mình tại HongKong (nơi nhận) giải phóng hàng cho người nhận. Chính vì vậy mới gọi là ĐIỆN GIAO HÀNG. Nhưng ngày xưa dùng điện thoại thôi, giờ có internet hệ thống hiện đại thì vào hệ thống hoặc email để giải phóng hàng là đủ.
>>>Xem thêm: Booking note là gì?
Sau đó bạn gởi bản Surrendred Bill cho người người nhập khẩu. Bộ bill surrendred nội dung chẳng khác gì so với bill gốc cả, chỉ khác là không có chữ ký Original từ hãng tàu. Bạn có thể tưởng tượng như 3 bản copy đóng dấu SURRENDRED lên
Nếu làm Master bill thì bill surrender do hãng tàu phát hành, in hình logo hãng tàu. Ngược lại với house bill thì bill surrender do forwarder phát hành in hình logo công ty forwarder
Trường Hợp 2: Yêu Cầu Làm Surrendred Bill Trước Khi Xuất Hàng
Việc xuất hàng người mua và người bán đã quá quen thuộc nhau, biết rõ về nhau và tin tưởng nhau. Thay vì như trường hợp 1 thì người mua và người bán thoả thuận nhau không lấy Bill gốc, chỉ làm Surrendred bill. Lúc này người gởi hàng và người nhận hàng không rơi vào tình thế bị động. Cũng chẳng mất phí Bill gốc. Để làm được điều này khi bạn nộp SI cho hãng tàu, bạn yêu cầu Surrendred là bộ phận chứng từ hãng tàu tự hiểu.
Một vài hãng tàu yêu cầu mail xác nhận hoặc bằng cách khác là khi nào người xuất khẩu đóng phí Surrendred bill thì họ mới giải phóng hàng.
Riêng hãng tàu như: Yangming, Wanhai họ có 1 cái mã code khi bạn yêu cầu làm surrendered bill. Họ cấp mã code này cho người xuất hàng. Người xuất hàng sẽ gởi mã này qua mail hoặc tin nhắn cho người nhập khẩu nhằm cung cấp một “mật mã – password” , sau đó người nhập khẩu đem “mật mã” này đến và điền đúng thì hàng mới release (giải phóng). Nên người ta gọi là mã code telex release.
Chú ý: Dù cho bạn đang xuất FOB hay CIF, bạn là người book tàu hay khách hàng của bạn book tàu. Thì làm Telex Release hãng tàu phải nhận được từ người gửi hàng, tức người làm bill thì mới có quyền giải phóng. Do đó nếu xuất CIF bạn giành được quyền book tàu thì chủ động hơn, tránh những rủi ro phát sinh không đáng có.
Ví dụ: Một nhầm lẫn là khách hàng nhập khẩu book cước tàu, trả phí cước tàu, họ yêu cầu release luôn vì sơ suất nên hãng tàu release trong khi tiền hàng chưa thanh toán. Lúc này khách hàng nhập khẩu trở mặt thì bạn rõ khổ.
Quy trình cấp phát & luân chuyển Surrendered Bill khi làm House Bill
Bước 1: Shipper yêu cầu Forwarder làm Surrendered Bill cho lô hàng của mình.
Bước 2: Forwarder phát hành Surrendered bill cho Shipper
Bước 3: Shipper gởi Surrendered này cho Consignee
Bước 4: Forwarder yêu cầu hãng tàu làm Surrendred bill (surrendred bill này với người nhận hàng là đại lý agency của Forwarder).
Bước 5: Hàng đến hãng tàu gởi D/O cho đại lý forwarder đến nhận hàng.
Bước 6: Đại lý agency gởi D/O cho consignee đến nhận hàng.
Bước 7: Consignee đem giấy giới thiệu lên cho Agency, ngược lại Agency gởi giấy giới thiệu cho Consignee.
Bước 8: Consignee đem giấy giới thiệu của Agency nhận hàng
Phân biệt ORIGINAL BILL – SURRENDERED BILL – TELEX RELEASE
Như đã nêu ở trên thì chắc bạn đã biết được Bill Surrender là gì? Và Bill Surrender có tác dụng gì rồi đúng không. Vậy hãy cùng phân biệt Bill Original, Bill Surrender, Telex Release qua đoạn văn ngay bên dưới đây.
ORIGINAL BILL (VẬN ĐƠN GỐC)
Để làm rõ vấn đề này Phước Tấn sẽ lấy ví dụ trong trường hợp đơn giản nhất theo hình minh họa. SHIPPER (người gửi hàng) chuyển hàng cho CONSIGNEE (người nhận hàng), người vận chuyển là hãng tàu OOCL, trong trường hợp này SHIPPER book tàu và làm việc trực tiếp với hãng tàu OOCL, không book qua FORWARDER.
Vận đơn do hãng tàu OOCL phát hành.
Ý nghĩa của nó thực ra là chỉ việc có phải sử dụng “vận đơn gốc’’ trong quá trình giao nhận hay không.
Thông thường trong giao nhận vận tải quốc tế, sau khi tàu chạy SHIPPER sẽ yêu cầu hãng tàu hoặc Forwarder phát hành vận đơn gốc (03 bản) . Sau đó đưa lại 03 bản đó cho SHIPPER.
Trường hợp này hãng tàu OOCL sẽ phát hành 3 bản vận đơn gốc, trao cho SHIPPER. Sau khi nhận vận đơn gốc , SHIPPER chuyển cả 03 bản cho người nhận CONSIGNEE (bằng đường AIR). Khi hàng về đến cảng của người nhận, họ buộc phải mang 03 bản gốc ấy đến hãng tàu OOCL và đóng các phí Local charge. Khi đó hãng tàu OOCL mới chấp nhận giao D/O tức cho phép người nhận hàng được nhận lô hàng trên.
Như vậy 1 khi đã phát hành vận đơn gốc, thì muốn nhận hàng, CONSIGNEE bắt buộc phải có được vận đơn gốc đó thì mới nhận được hàng.
>>> Xem thêm: Surrender là gì?
Hiểu rõ hơn thế này:
Ví dụ thế này, mặc dù SHIPPER đã chấp nhận gửi hàng cho CONSIGNEE, nhưng ngay cả khi hàng về đển cảng, CONSIGNEE vẫn chưa trả tiền hàng cho SHIPPER lô hàng đó, vì thế nên SHIPPER không gửi vận đơn gốc cho CONSIGNEE. Mà không có vận đơn gốc trong tay thì CONSIGNEE không thể lấy được hàng. Vận đơn gốc lúc này sẽ đóng vai trò ràng buộc việc giao nhận giữa các chủ thể với nhau.
Trong trường hợp CONSIGNEE chưa có vận đơn gốc, những hãng tàu OOCL vẫn cố tình giao hàng, như vậy điều này là sai luật, SHIPPER hoàn toàn có thể kiện hãng tàu này và bắt bồi thường tổn thất phát sinh. Nhưng TH này gần như không có, vì hãng tàu là 1 hệ thống vô cùng lớn, làm việc vô cùng nguyên tắc.
Trường hợp SHIPPER không book qua hãng tàu mà book qua FWD:
Trường hợp này đại lý của FWD bên kia phải nhận được vận đơn gốc mới giao hàng, cái này tùy thuộc vào đạo đức của bên FWD nữa, đã có nhiều trường hợp FWD tự ý giao hàng khi chưa có vận đơn gốc rồi, nên đối với những lô hàng xác định làm vận đơn gốc, người bán rất ngại làm việc qua các Forwarder là vì thế.
Lưu ý:
Một số trường hợp B/L Original được phát hành rùi nhưng sau đó CONSIGNEE yêu cầu nhận hàng sớm hơn khi chờ B/L Original thì được sự chấp nhận của Shipper sẽ SURRENDERED B/L trên B/L gốc và đóng dấu ngày Sur lên đó (Trừ B/L Original có ký hậu ngân hàng)
SURRENDERED BILL (VẬN ĐƠN SURRENDERED)
Việc phải phát hành ‘”vận đơn gốc’’ trong quá trình giao nhận.nó chặt chẽ nhưng cũng phát sinh 1 vài vấn đề rắc rối, như thế này:
Khi người bán và người mua đã thanh toán hết tiền, hoặc có quan hệ làm ăn gần gũi với nhau , chẳng có lý do gì mà người bán lại phải giữ hàng của người mua thông qua vận đơn gốc.
Việc gửi vận đơn gốc từ SHIPPER sang CONSIGNEE để họ cầm đi nhận hàng vừa mất thời gian, vừa tốn tiền, thủ tục lại lằng nhằng, phiền hà.
Không may làm mất cái vận đơn gốc, lúc này hãng tàu sẽ không cấp lại, muốn nhận hàng CONSIGNEE phải cam kết đóng tiền thế chấp, thường là 110% giá trị của hàng và giữ trong vòng 2 năm. Để đề phòng sau này có ai đó mang vận đơn gốc đến đòi thì hãng tàu lấy gì ra mà đưa nữa.
Thuật ngữ VẬN ĐƠN SURRENDERED.
SURRENDERED BILL (VẬN ĐƠN SURRENDERED) là 1 vận đơn có nội dung hầu như giống với vận đơn gốc và được đóng dấu SURRENDEREDED trên đó.
Khi SHIPPER yêu cầu hãng tàu (nếu book trực tiếp qua hãng tàu) hoặc FWD (nếu book qua FWD) làm SURRENDERED Bill nghĩa là họ đã yêu cầu hãng tàu hoặc FWD giao hàng cho người nhận CONSIGNEE tại cảng đến mà không bắt họ phải xuất trình ‘’vận đơn gốc’’.
Như vậy làm Bill SURRENDERED sẽ tiết kiệm được thời gian và thủ tục trong việc giao nhận. Trong trường hợp này khi vận đơn đã được SURRENDERED, tại cảng đến CONSIGNEE chỉ cần đóng các phí cần thiết cho hãng tàu WANHAI là hãng tàu này buộc phải giao D/O , tức chấp nhận giao hàng cho CONSIGNEE.
Thực tế làm Surrendered B/L
Để làm SHIPPER chỉ cần yêu cầu hãng tàu hoặc FWD làm luôn SURRENDERED B/L, không yêu cầu làm vận đơn gốc, rất nhanh và thuận tiện, những lô hàng giá trị không quá lớn, thường làm SURRENDERED Bill luôn cho gọn.
Nhưng khi hãng tàu hoặc FWD đã phát hành vận đơn gốc và trao cho SHIPPER, nếu SHIPPER yêu cầu SURRENDERED Bill bắt buộc họ phải thu lại vận đơn gốc, cái này dễ hiểu, vì lỡ sau này có thằng nào tự nhiên cầm vận đơn gốc đến đòi hàng, thì hãng tàu còn hàng đâu mà giao nữa.
TELEX RELEASE (ĐIỆN GIAO HÀNG)
Điện giao hàng ở đây được hiểu nôm na là 1 cuộc điện thoại, Fax hoặc Email …của hãng tàu hoặc FWD yêu cầu đại lý hoặc văn phòng của họ tại cảng đến giao hàng cho CONSIGNEE mà không cần vận đơn gốc
Hay nói cách khác, khi SHIPPER yêu cầu SURRENDERED Bill thì hãng tàu hoặc FWD sẽ phát “điện giao hàng’’ yêu cầu văn phòng hoặc đại lý bên kia phải giao hàng cho CONSIGNEE mà không cần thu vận đơn gốc. Dễ hiểu vậy thôi, Telex Release chính là cơ sở hình thành nên SURRENDERED Bill.
Trên đây là tất cả các thông tin đã được Phước Tấn chọn lọc kỹ từ tài liệu trên mạng. Mong rằng những thông tin này đã giúp khách biết được Bill Surrender có tác dụng gì? Và tại sao phải sử dụng Bill Surrender.
>>> Xem thêm: CNEE là gì?
