COD là gì? Dịch vụ ship COD và Cách ship COD như thế nào? Đây là những câu hỏi thường gặp của cả người mua hàng và người bán hàng. Bài viết sau đây của vận tải Phước Tấn sẽ giải thích và hướng dẫn cách ship hàng online, ship COD như thế nào dành cho những ai còn đang thắc mắc về vấn đề này.
Ship COD là gì?
Ship COD là gì? COD là viết tắt của Cash On Delivery: Dịch vụ giao hàng thu tiền hộ. Nghĩa là người mua hàng thương mại điện tử sẽ thanh toán tiền trực tiếp cho shipper ngay khi nhận hàng (nhân viên giao hàng). Hoạt động ship COD tại Việt nam có rất nhiều tên gọi như: Dịch vụ ship hàng thu tiền hộ, giao hàng nhanh COD, dịch vụ chuyển phát nhanh COD, v.v…
Ở Việt Nam, dịch vụ vận chuyển ship COD ra đời và phát triển song song với các hình thức kinh doanh online trong thời điểm dịch vụ thương mại điện tử bùng nổ. Chủ kinh doanh online chính là nhân tố quyết định cho sự ra đời của dịch vụ ship COD. Và ngược lại, ship COD đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi phân phối hàng hóa trên khắp 64 tỉnh thành tại Việt Nam.
Hướng dẫn ship COD đơn giản
Trước tiên, bạn cần hiểu quy trình ship COD là gì? Và nó vận hành như thế nào? Quy trình các bước thực hiện hình thức ship COD được chia ra cụ thể như sau:
Bước 1: Nhận đơn đặt hàng từ trang thương mại điện tử
Ở bước này, người bán sẽ nhận đơn đặt hàng của khách tại các kênh online như: Website, Facebook, trên sàn TMĐT hoặc đặt tại cửa hàng mà chưa tiến hành thanh toán bằng bất kỳ hình thức thanh toán nào (Internet Banking, Mobile Banking, v.v…). Bên dịch vụ bán hàng sẽ chốt đơn và tổng hợp toàn bộ đơn hàng trong ngày của quý khách hàng để tiến hành đóng gói an toàn.
Bước 2: Chốt đơn và xác nhận giao hàng
Sau khi nhận được đơn hàng, chủ cửa hàng chủ động gọi lại cho khách xác nhận thông tin và tạo đơn hàng với các trường thông tin cơ bản để tiến hành gọi Ship như:
- Tên khách hàng
- Địa chỉ nhận hàng chi tiết
- Số điện thoại
- Tên sản phẩm khách đặt mua
- Giá bán
Chủ shop bán hàng online sẽ chủ động tiến hành tìm các đơn vị vận chuyển uy tín để gửi hàng cho khách mua hàng và hoàn thành bản đăng ký dịch vụ ship COD. Bạn có thể tự tìm Shipper trên các Group tìm Shipper, việc này sẽ dễ dàng hơn với các đơn hàng trong nội thành. Còn với cách Ship COD toàn quốc, chủ Shop cần liên hệ với các đối tác Ship hàng chuyên nghiệp, uy tín như các đơn vị vận chuyển phổ biến hay Ship COD bưu điện để đảm bảo quá trình giao hàng và thu tiền diễn ra suôn sẻ.
Các chủ shop cũng có thể sử dụng các phần mềm bán hàng, việc tạo đơn được thực hiện trên ứng dụng giao hàng có thể trở nên đơn giản hơn, rất chuyên nghiệp và minh bạch, dễ dàng cho việc quản lý sau này.
Bước 3: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển
Gửi hàng cho các đơn vị ship COD toàn quốc, bạn có thể mang hàng hóa trực tiếp ra các điểm gửi hàng, viết phiếu gửi. Hoặc shipper sẽ đến cửa hàng để lấy hàng (một số đơn vị bạn sẽ phải mất thêm chi phí khi sử dụng dịch vụ shipper đến lấy hàng tận nơi).
Lưu ý: tất cả phiếu gửi hàng phải giữ cẩn thận, nếu bị mất bạn sẽ không nhận được tiền thu hộ COD.
Bước 4: Tiến hành giao hàng
Đơn vị vận chuyển đơn hàng sẽ giao hàng trực tiếp đến tận tay quý khách hàng và nhận tiền từ khách hàng khi khách hàng đã kiểm tra hàng hóa và đồng ý nhận hàng. Trong trường hợp khách hàng từ chối nhận hàng, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành hoàn trả đơn hàng 100% cho chủ kinh doanh online.
Bước 5: Người mua nhận hàng và thanh toán
Đây là giai đoạn Shipper giao hàng và thu tiền hộ tiền COD dựa trên hóa đơn giao hàng. Trường hợp “số đen” khách không nhận thì hàng sẽ được hoàn về cho chủ shop và tùy theo chính sách của đối tác vận chuyển, người bán sẽ phải trả thêm phí chuyển hoàn hoặc không.
Bước 6: Hoàn tiền cho chủ kinh doanh online
Sau khi đơn vị vận chuyển giao hàng thành công cho quý khách mua hàng và nhận tiền thanh toán đủ, đơn vị vận chuyển ship COD sẽ chuyển khoản ngay lập tức số tiền nhờ thu hộ vào tài khoản của chủ kinh doanh online như đã đăng ký. Hoặc khách cũng có thể ra đơn vị vận chuyển để nhận tiền nhờ thu hộ.
Ưu và nhược điểm của dịch vụ ship COD đối với khách hàng và chủ shop online
1. Đối với người mua hàng online
Ưu điểm: Dịch vụ ship Cod là dịch vụ vận chuyển tiện lợi, nhanh chóng và dễ sử dụng nhất trong các loại dịch vụ vận chuyển hiện tại ở Việt Nam.
Nhờ dịch vụ ship Cod, quý khách hàng có thể nhanh chóng nhận được hàng hóa từ nhân viên giao hàng (shipper của các công ty vận chuyển). Khách hàng được sờ tận tay, được kiểm tra lần cuối và tuyệt vời hơn là có thể từ chối nếu hàng hóa hư hỏng, lỗi.
Ship COD giúp quý khách hàng tránh khỏi nguy cơ bị đánh cắp thông tin cá nhân, thẻ ngân hàng khi gặp phải những trang web thương mại điện tử có chế độ bảo mật kém hoặc những cá nhân có mưu đồ xấu.
Nhược điểm: Tình trạng lừa đảo khi mua hàng online đã trở thành một vấn nạn ảnh hưởng rất lớn đến uy tín, thời gian và tiền bạc của khách hàng trên toàn quốc. Khách hàng nên lưu ý đến các shop mới, shop ở xa địa chỉ hiện tại của khách hàng hoặc một cá nhân không có địa chỉ cửa hàng cụ thể và rõ ràng.
2. Đối với bên chủ shop online
Ưu điểm: Đối với những doanh nghiệp, nhà bán hàng mới thành lập và chưa có chỉ số nhận diện thương hiệu đáng tin cậy trên thị trường thương mại điện tử tại Việt Nam. Thì hình thức Ship COD chính thức trở thành giải pháp số 1 nhằm mang lại độ tin cậy đối với quý khách hàng khi doanh nghiệp, chủ shop online cung cấp giải pháp “Thanh toán cho shipper khi nhận hàng”.
Khi tâm lý bình thường của khách hàng tại Việt Nam là mẫu mã hàng hóa không đúng như thực tế hoặc đã tiến hành thanh toán tiền hàng trước nhưng bên bán không chịu giao hàng hoặc giao hàng chất lượng kém.
Dịch vụ ship COD làm tăng cảm giác an toàn trong tâm lý khách mua hàng, nhất là các khách hàng mới hoặc chưa từng sử dụng thương mại điện tử.
Dịch vụ ship COD là cơ hội để các chủ shop online có cơ hội kết nối, hợp tác kinh doanh với các đơn vị vận tải chuyên nghiệp. Qua đó, ship COD tăng cao tỷ lệ chốt đơn hàng thành công dành cho mọi shop online. Ngoài ra, doanh nghiệp sử dụng hình thức ship COD còn tiết kiệm được rất nhiều chi phí trên các cổng thanh toán online, góp phần làm giảm giá thành của sản phẩm khi vận tải Bắc Nam.
Nhược điểm: Khi giao hàng thành công, công ty vận chuyển sẽ tạm giữ tiền hàng của chủ shop online từ 3 – 7 ngày. Thời gian tạm giữ tiền hàng còn phụ thuộc vào nhiều chính sách khác nhau của từng nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển.
Trước khi nhận được tiền hàng thì hai bên phải tiến hành đối chiếu ngay lập tức mã vận đơn. Trường hợp chủ shop online làm mất phiếu gửi hàng thì chủ shop online sẽ không thu được tiền hàng.
Trên thực tế, có một số đơn vị vận chuyển kém uy tín, không chịu thanh toán tiền hàng và thậm chí là quỵt tiền hàng khiến các chủ shop online phải đòi nợ rất vất vả, cũng có khi mất luôn tiền hàng.
Kinh nghiệm ship COD tại Việt Nam
1. Chuẩn bị sản phẩm, dịch vụ tốt nhất trước khi ship COD
Trước khi tiến hành dịch vụ ship COD hàng hóa, các chủ shop online nên chuẩn bị sản phẩm và dịch vụ tốt nhất (chăm sóc khách hàng, trả lời tin nhắn, điện thoại của khách hàng, tổ chức sự kiện khuyến mãi) là yêu cầu cơ bản nhất trước khi quyết định ship COD hàng hóa. Chủ shop online phải luôn theo dõi quá trình vận chuyển của đơn hàng, tình trạng đơn hàng và trả lời phản hồi từ các đơn vị vận tải.
2. Kiểm tra chính xác địa chỉ giao hàng
Để hàng hóa được giao nhận thành công, chủ shop online phải tập trung chú ý vào địa chỉ của khách mua hàng. Nếu chủ shop online lẫn lộn địa chỉ giao hàng, lưu địa chỉ không rõ ràng sẽ khiến các shipper không thể giao hàng đến địa điểm chính xác.
Chủ shop online nên quan tâm đến các thông tin cụ thể của khách mua hàng như sau:
- Số nhà; số điện thoại;
- Tên đường;
- Tên xã, phường, quận huyện, thành phố, tỉnh thành.
3. Lưu ý và kiểm tra chính xác người nhận hàng
Có rất nhiều trường hợp người đặt hàng và người nhận là 2 người hoàn toàn khác nhau. Để quá trình ship COD diễn ra thành công, các chủ shop online phải nắm rõ thông tin của khách đặt hàng và người nhận hàng dùm. Nhân viên giao hàng (Shipper) nên theo dõi thông tin khách hàng, địa chỉ cẩn thận để tránh tình trạng bỡ ngỡ khi người khác nhận hàng.
4. Lựa chọn đơn vị giao hàng chuyên nghiệp, uy tín
Đây chính là yếu tố quyết định để đơn hàng đến được với khách mua hàng tại shop online. Để tránh rủi ro ngoài ý muốn, chủ kinh doanh nên lựa chọn đơn vị vận tải chuyên nghiệp, uy tín. Khi nhận đơn ship COD, đơn vị vận tải sẽ thay chủ shop online đảm nhận việc lưu trữ, sắp xếp và đảm bảo sự an toàn của hàng hóa cho đến tận tay khách mua hàng.
5. Quản lý chặt chẽ số lượng, mẫu mã đơn hàng chưa ship COD thành công
Nếu đơn hàng của chủ shop online chưa được giao nhận thành công, chủ shop online phải tìm hiểu nguyên nhân cụ thể, tìm hiểu lý do rõ ràng để đưa ra hướng giải quyết phù hợp nhất.
4 mẹo hay khi tiến hành ship COD:
- Trong trường hợp quý khách mua hàng tắt máy hoặc không nghe máy, chủ shop online có thể gọi vào một thời điểm khác (ngoài giờ nghỉ trưa, giờ hành chính);
- Khi khách mua hàng hẹn giao nhận hàng ở một thời điểm khác, chủ shop online nên trực tiếp thông báo, nhắc nhở khách trước một ngày giao hàng. Đồng thời, chủ shop online phải lưu lại thông tin, ngày giao cụ thể cho đơn vị giao hàng;
- Nếu quý khách đã đặt hàng và không nhận hàng, chủ shop online cần tìm hiểu rõ nguyên nhân để đưa ra biện pháp, thay đổi, khắc phục ngay lập tức. Đồng thời, chủ shop online có thể thuyết phục khách nhận hàng khi khách đổi ý;
- Khi lưu sai địa chỉ giao nhận hàng, chủ shop online phải tập trung rà soát lại toàn bộ thông tin ban đầu và tìm cách liên hệ lại với quý khách hàng bằng thái độ nhẹ nhàng, tích cực.
6. Chú ý đến thái độ phục vụ khách hàng, uy tín của thương hiệu
Phục vụ quý khách hàng bằng thái độ cởi mở, thu hút, tận tâm trong mọi đơn hàng. Đây chính là yếu tố cốt lõi để khách hàng mới đổ xô đến mua hàng của bạn và giữ chân được các khách hàng thân thiết.
Học cách xin lỗi, nâng cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng nếu chủ shop online chưa phục vụ khách hàng chu đáo. Cố gắng thấu hiểu khách hàng để có thể đưa ra hướng đi tốt nhất cho doanh nghiệp.
7. Shop online sẽ bị mất uy tín vì những công ty vận chuyển thiếu chuyên nghiệp
Khi chủ shop online liên kết với công ty vận chuyển gửi hàng thất lạc, giao hàng chậm, thái độ shipper chưa tốt,… sẽ gây ra những ảnh hưởng không tốt đến uy tín và chất lượng dịch vụ của shop online. Nắm rõ tâm lý khách hàng chờ đợi lâu sẽ đưa ra quyết định hủy đơn hàng và chấm dứt mua hàng mãi mãi tại shop online; chủ shop phải chịu mọi chi phí vận chuyển, mất khách và vô số rủi ro đáng tiếc.
Trên các đơn hàng được viết rõ: “Người gửi thanh toán phí vận chuyển”. Nhưng cũng có một số nhân viên giao hàng lờ đi và thu phí COD. Khách hàng không để ý sẽ bị mất tiền oan khi gặp các shipper kém chuyên nghiệp.
Tại một số vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa; các shipper lợi dụng sự kém hiểu biết của quý khách hàng và cố tình quỵt tiền. Mức độ nhẹ hơn có thể kế đến như shipper đưa ra vô số lý do về thời tiết, đường xá xa xôi, khó tìm để vòi tiền.
Trong trường hợp quý khách hàng ở những miền quê xa xôi, địa chỉ không rõ ràng, thiếu số nhà hoặc tên đường, v.v… nhiều shipper sẽ nản chí và quyết định “Mặc kệ đơn hàng”, không liên hệ với quý khách hàng, không phản hồi lại cho chủ shop online và mang hàng về kho. Khi có phản ánh từ khách mua hàng thì công ty vận chuyển kém chuyên nghiệp sẽ bảo vệ nhân viên giao hàng của mình bằng cách không tính phí vận chuyển những đơn hàng kể trên.
Trong trường hợp này, quý khách mua hàng nên làm gì?
- Kiểm tra rõ ràng thông tin được ghi chú trên phiếu gửi hàng. Vì nếu khách hàng đã thanh toán tiền trước khi shipper giao hàng sẽ ghi chú rõ ràng là: “Người gửi thanh toán phí vận chuyển”. Nếu chưa ghi hoặc ghi sai thì lỗi này thuộc về chủ shop online, quý khách hàng nên liên hệ ngay với chủ shop online để giải quyết vấn đề;
- Nếu trên phiếu gửi hàng đã được ghi chú rõ là: “Người gửi thanh toán phí vận chuyển” nhưng shipper vẫn gây ra khó khăn thì quý khách hàng nên phản hồi ngay lập tức với chủ shop online.
Cách giải quyết của các đơn vị vận chuyển thiếu chuyên nghiệp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, thái độ phục vụ khách hàng,… của chủ shop online. Chủ kinh doanh online nên tránh xa những đơn vị kém chuyên nghiệp và lựa chọn đơn vị vận tải uy tín, chất lượng nhất để hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp.
