Phiếu EIR là một trong những chứng từ quan trọng trong quá trình giao nhận và quản lý tình trạng container. Vậy phiếu EIR là gì cùng Phước Tấn tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!
Phiếu EIR là gì?
Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) là chứng từ giao nhận container không thể thiếu trong lĩnh vực vận tải biển và logistics. Đây là tài liệu chính thức ghi nhận tình trạng container tại thời điểm giao hoặc nhận giữa các bên liên quan như hãng tàu, cảng biển, depot, doanh nghiệp xuất nhập khẩu và nhà xe vận tải.
Phiếu EIR đóng vai trò quan trọng trong quản lý giao nhận container và là cơ sở pháp lý để xử lý tranh chấp khi có hư hỏng container phát sinh. Nói cách khác, phiếu EIR là gì chính là câu hỏi về bằng chứng vật lý ghi nhận trạng thái container khi chuyển giao giữa các đầu mối.
Thông tin chi tiết trên phiếu EIR
Một phiếu EIR tiêu chuẩn cần bao gồm các thông tin quan trọng sau:
| Thông tin trên phiếu EIR | Mô tả chi tiết |
| Tên công ty vận tải / hãng tàu | Đơn vị sở hữu container hoặc thực hiện vận chuyển |
| Số phiếu EIR | Mã số nhận diện từng phiếu |
| Số hiệu container | Số container quốc tế (ISO code) |
| Loại và kích thước container | Ví dụ: 20 feet, 40 feet, container lạnh, container bách hóa |
| Tình trạng container | Sạch, bẩn, móp méo, thủng, rách nát… |
| Phụ kiện đi kèm | Niêm phong, ổ khóa, dây đai |
| Ngày giờ giao nhận | Thời điểm chính xác ghi nhận tình trạng container |
| Tên và chữ ký các bên | Người giao – người nhận ký xác nhận |
Vai trò của Phiếu EIR trong vận tải và logistics
Phiếu EIR (viết tắt của Equipment Interchange Receipt) là chứng từ đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực vận tải container và logistics. Đây không chỉ là bằng chứng giao nhận container mà còn là căn cứ pháp lý và tài liệu kỹ thuật giúp các bên trong chuỗi cung ứng kiểm soát chặt chẽ quá trình giao nhận container. Dưới đây là những vai trò nổi bật của phiếu EIR:
1. Bằng chứng giao nhận container
Phiếu EIR xác nhận rõ ràng việc bàn giao container giữa các bên: Depot, cảng biển, hãng tàu, chủ hàng và tài xế vận chuyển. Thông tin trên phiếu bao gồm: số container, tình trạng container, thời gian giao nhận và chữ ký các bên liên quan. Đây là tài liệu bắt buộc trong mọi quy trình giao nhận container xuất nhập khẩu.
2. Công cụ kiểm tra và đánh giá tình trạng container
Trước và sau khi nhận container, phiếu EIR đóng vai trò là biên bản ghi nhận chi tiết tình trạng thực tế của container (bị móp, rách, bẩn hay còn nguyên vẹn). Điều này giúp xác định trách nhiệm nếu phát sinh hư hỏng container trong quá trình vận chuyển. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết tranh chấp sau này.
3. Cơ sở giải quyết tranh chấp và khiếu nại
Khi xảy ra khiếu nại về hư hỏng container hoặc bất đồng trong giao nhận, phiếu EIR sẽ là căn cứ quan trọng để xác minh lỗi thuộc về bên giao hay bên nhận. Điều này đặc biệt quan trọng khi tài xế tiếp nhận container từ Depot hoặc cảng biển. Nếu phiếu EIR ghi nhận container đã hư hỏng trước khi nhận, tài xế sẽ không phải chịu trách nhiệm.
4. Công cụ tính toán chi phí và bồi thường thiệt hại
Phiếu EIR còn liên quan trực tiếp đến việc tính toán chi phí giao nhận container và bồi thường thiệt hại khi phát sinh sự cố. Các khoản phí nâng hạ container từ bãi lên xe hoặc ngược lại đều được ghi nhận trên phiếu EIR. Đây cũng là chứng từ quan trọng giúp chủ hàng và hãng tàu kiểm soát chi phí và đối soát công nợ.
Vai trò cụ thể trong quy trình xuất nhập khẩu
Với hàng nhập khẩu
Khi container hàng nhập khẩu được giao từ cảng ra, chủ hàng phải thanh toán phí nâng container từ bãi lên xe. Sau khi thanh toán, phiếu EIR được cấp để chứng minh container đã được giao đúng quy trình và tình trạng.
Với hàng xuất khẩu
Trường hợp hàng xuất khẩu, sau khi container được hạ từ xe xuống bãi, chủ hàng cũng cần thanh toán phí hạ container. Phiếu EIR tiếp tục đóng vai trò là chứng từ xác nhận việc này, giúp tránh tranh chấp về phí dịch vụ và tình trạng container trước khi lên tàu.
Mẫu phiếu EIR tiêu chuẩn
Phần tiêu đề
Là phần đầu tiên giúp nhận diện chứng từ, bao gồm:
- Logo doanh nghiệp, tên chứng từ: Phiếu EIR hoặc Equipment Interchange Receipt.
- Số hiệu phiếu EIR để tra cứu, lưu trữ.
- Ngày phát hành chứng từ.
Thông tin về chủ hàng
Phần này bao gồm:
- Tên đơn vị xuất/nhập khẩu hoặc chủ hàng.
- Người nhận hàng, số CMND/CCCD (nếu là cá nhân).
- Số hiệu lệnh giao hàng (D/O), thông tin Booking Note (nếu có).
- Thời hạn hiệu lực lệnh giao hàng.
- Cơ quan phát hành lệnh giao hàng và ngày phát hành.
Thông tin container
Chi tiết container được ghi rõ ràng:
- Số container, kích thước, loại container.
- Trạng thái (rỗng hay hàng), trọng lượng.
- Vị trí container trong bãi.
- Tên tàu, chuyến tàu, hãng tàu, chủ khai thác.
- Ngày xếp dỡ, cảng xếp, cảng dỡ.
- Số seal kẹp chì niêm phong.
Tình trạng container
Phiếu EIR là gì nếu không có phần này thì sẽ mất đi giá trị cốt lõi. Đây là phần quan trọng giúp ghi nhận chi tiết tình trạng container trước và sau giao nhận:
- Vẽ sơ đồ container.
- Ghi chú hư hỏng (nếu có) theo mã quy ước quốc tế.
- Ký xác nhận tình trạng.
Thông tin thời gian và phương án giao nhận
Ghi nhận chính xác thời điểm giao/nhận:
- Phương án giao nhận (nâng hạ bằng xe cẩu khung, kéo thẳng,…).
- Số hiệu phương tiện nâng hạ.
- Số lượng container phải xử lý.
Chữ ký xác nhận của các bên
- Đại diện chủ hàng.
- Đại diện bãi, depot hoặc cảng.
- Tài xế hoặc đại diện bên vận tải.
Lưu ý khi điền phiếu EIR: Kiểm tra kỹ tình trạng container thực tế và ghi đầy đủ thông tin vào phiếu.Đối chiếu số container, số seal với booking note hoặc D/O để đảm bảo khớp. Hãy cẩn thận khi ký xác nhận vì phiếu EIR là cơ sở pháp lý nếu xảy ra tranh chấp. Với phiếu EIR điện tử, cần lưu trữ file gốc đúng quy định.
Phiếu EIR có mấy liên? Quy định cập nhật mới nhất
Hiện nay, phiếu EIR có thể tồn tại dưới hai hình thức:
- Phiếu EIR giấy (bản cứng)
- Phiếu EIR điện tử (bản mềm)
Đối với phiếu EIR giấy
Thông thường, một phiếu EIR giấy được in thành hai liên, cụ thể:
- Liên 1: Giao cho người giao hàng (thường là tài xế hoặc đơn vị vận chuyển).
- Liên 2: Giao cho người nhận hàng (cảng hoặc depot lưu trữ).
Cả hai liên đều ghi rõ: số container, tình trạng vỏ, số seal, thời gian giao nhận và các thông tin quan trọng khác. Đây là căn cứ pháp lý để giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp sau này nếu có.
Đối với phiếu EIR điện tử
Với xu hướng số hóa trong logistics, phiếu EIR điện tử ngày càng phổ biến hơn. Phiếu này được cấp dưới dạng file PDF hoặc dữ liệu điện tử, và có thể gửi trực tiếp qua email hoặc các ứng dụng quản lý container chuyên dụng.
Mặc dù không in ra giấy, nhưng phiếu EIR điện tử vẫn được xem là có giá trị pháp lý tương đương bản cứng, đảm bảo độ chính xác và minh bạch trong giao nhận container.
Phiếu EIR cấp mấy lần?
Tùy vào số lần chuyển giao container mà phiếu EIR có thể được cấp một lần hoặc nhiều lần:
- Nếu container chỉ giao nhận tại một điểm (từ depot ra cảng), phiếu EIR cấp 1 lần.
- Nếu container trung chuyển qua nhiều điểm (cảng, ICD, kho nội địa), mỗi lần chuyển giao đều lập mới một phiếu EIR.
Hướng dẫn chi tiết cách lấy và khai báo phiếu EIR
Bước 1: Kiểm tra tình trạng container khi giao nhận
Khi nhận hoặc trả container tại cảng, depot, tài xế hoặc nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin sau:
- Số container: Đối chiếu chính xác số container theo booking hoặc lệnh giao hàng.
- Kích thước, loại container: Xác nhận đúng loại container khô (DC), lạnh (RF), hàng rời (OT)…
- Tình trạng container: Quan sát kỹ các điểm sau:
- Container có sạch không?
- Có vết móp méo, rách nát, gỉ sét hay không?
- Niêm phong, kẹp chì còn nguyên vẹn hay không?
- Các phụ kiện như ổ khóa, dây đai bên trong có đầy đủ không?
Bước 2: Ghi nhận tình trạng container vào phiếu EIR
Toàn bộ tình trạng thực tế của container cần được ghi chép đầy đủ vào phiếu EIR. Hiện nay, có hai hình thức phiếu EIR phổ biến:
- Phiếu EIR giấy: Tài xế nhận tại cổng depot hoặc phòng giao nhận cảng.
- Phiếu EIR điện tử (eEIR): Các depot/cảng hiện đại cung cấp EIR online, gửi qua email hoặc ứng dụng quản lý.
Lưu ý: Nếu phát hiện hư hỏng, móp méo, tình trạng bất thường, cần mô tả rõ vị trí, mức độ hư hại ngay trên phiếu EIR. Đây là cơ sở để khiếu nại sau này nếu có tranh chấp.
Bước 3: Ký xác nhận và lưu trữ phiếu EIR
Sau khi hoàn tất kiểm tra và ghi nhận:
- Tài xế ký xác nhận.
- Nhân viên giao nhận depot/cảng ký đối chiếu.
- Ghi rõ ngày giờ giao nhận container.
Với phiếu EIR giấy, cần in tối thiểu 02 bản (mỗi bên giữ 1 bản). Đối với phiếu EIR điện tử, cần gửi email hoặc chia sẻ trực tiếp qua hệ thống phần mềm của doanh nghiệp.
Bước 4: Lưu trữ phiếu EIR phục vụ tra cứu và giải quyết tranh chấp
Phiếu EIR cần được lưu trữ cẩn thận theo từng lô hàng hoặc từng chuyến xe. Đây là chứng từ quan trọng để:
- Giải quyết khiếu nại hư hỏng container.
- Xác minh lịch sử giao nhận khi cơ quan hải quan kiểm tra.
- Làm căn cứ bảo hiểm nếu xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển.
Quy trình xin cấp lại phiếu EIR
Bước 1: Báo cáo mất phiếu EIR và giữ container tại cảng
Ngay khi phát hiện mất phiếu EIR, tài xế hoặc nhân viên giao nhận cần thông báo khẩn đến bộ phận Trực ban sản xuất cảng. Mục đích là yêu cầu giữ lại container, tránh nguy cơ có người khác lợi dụng mang hàng ra ngoài.
Khi thông báo, người xin cấp lại cần xuất trình CCCD và điền đầy đủ thông tin vào mẫu công văn xin cấp lại phiếu EIR. Lưu ý: Không yêu cầu công ty đóng dấu, chỉ cần ký tên trực tiếp.
Bước 2: Xác nhận tình trạng container với hải quan giám sát
Sau khi hoàn tất thủ tục ban đầu tại cảng, người xin cấp lại cần làm việc với hải quan giám sát cổng để xác nhận tình trạng container.
Nếu container vẫn còn trong cảng, hải quan sẽ xác nhận “Cont chưa qua giám sát”. Nếu container đã rời cảng, cần xác minh thêm tình trạng thanh lý.
Bước 3: Đề nghị cấp lại phiếu eir mới tại thương vụ cảng
Sau khi có xác nhận từ hải quan, quay lại Trực ban sản xuất cảng để yêu cầu mở kho và cấp lại phiếu mới. Công văn xin cấp lại và xác nhận của hải quan chính là cơ sở pháp lý để cảng in lại phiếu EIR mới.
Cuối cùng, mang phiếu mới đến bộ phận Thương vụ cảng để hoàn tất thủ tục thanh lý container như thông thường.
Xem thêm:
Trên đây là kiến thức về phiếu EIR là gì? Vận Tải Phước Tấn hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ ý nghĩa, thủ tục xin cấp và giải quyết tranh chấp khi có vấn đề xảy ra.