TMS đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành bộ máy vận chuyển, giao nhận hàng hóa. Vậy TMS là gì và được ứng dụng như thế nào? Hãy cùng Phước Tấn tìm hiểu rõ về phần mềm ngay sau đây.
TMS là gì? TMS trong vận tải là gì?
TMS (Transport Management System) là hệ thống quản lý vận tải được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, đặc biệt là điện toán đám mây, cho phép các doanh nghiệp lập kế hoạch, thực hiện và tối ưu toàn bộ quy trình vận chuyển hàng hóa. Đây được xem là công cụ không thể thiếu trong quản trị chuỗi cung ứng hiện đại.
Chức năng và tính năng nổi bật của hệ thống TMS
Một hệ thống TMS logistics chuyên nghiệp thường bao gồm các chức năng cốt lõi sau:
1. Quản lý hồ sơ, chứng từ vận chuyển
TMS cho phép lưu trữ, theo dõi và xử lý các chứng từ vận tải (vận đơn, hóa đơn, hợp đồng…) trên nền tảng số hóa, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
2. Quản lý nhân sự và đội xe
Tính năng này giúp doanh nghiệp theo dõi đầy đủ thông tin tài xế, phương tiện, lịch bảo trì xe, chi phí xăng dầu và các hoạt động cross docking nếu có. Đây là yếu tố then chốt giúp tối ưu nguồn lực vận tải.
3. Tự động hóa điều hành vận tải
TMS hỗ trợ lập kế hoạch tuyến đường, tối ưu tải trọng, điều phối xe và sắp xếp thời gian giao nhận khoa học nhất. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí vận hành mà còn nâng cao năng suất tổng thể.
4. Track & Trace – Theo dõi đơn hàng theo thời gian thực
TMS tích hợp công nghệ GPS và IoT, cho phép doanh nghiệp giám sát vị trí, trạng thái lô hàng theo real-time, đồng thời nhận thông báo tức thời khi có sự cố phát sinh.
TMS phù hợp với những doanh nghiệp nào?
Ứng dụng TMS không chỉ dành riêng cho các công ty logistics hay nhà cung cấp dịch vụ vận tải. Trên thực tế, TMS mang lại giá trị cao cho nhiều loại hình doanh nghiệp:
- Nhà sản xuất: Chủ động quản lý luồng vận chuyển nguyên liệu và thành phẩm.
- Nhà phân phối: Đảm bảo quy trình giao nhận từ kho đến khách hàng cuối cùng diễn ra trơn tru.
- Công ty thương mại điện tử: Tối ưu quy trình giao hàng, quản lý nhiều nhà vận chuyển cùng lúc.
- Doanh nghiệp bán lẻ: Kiểm soát tồn kho, lên lịch giao hàng tự động.
- Trung tâm logistics: Quản trị vận tải đa phương thức và tích hợp với hệ thống WMS.
Ngoài ra, các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, từ công nghệ cao đến hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), đều có thể tận dụng phần mềm TMS để tối ưu chi phí vận tải và nâng cao khả năng cạnh tranh.
Hệ thống quản lý vận tải TMS hoạt động như thế nào?
Cơ chế hoạt động của hệ thống TMS
Tất cả thông tin liên quan đến hàng hóa, nhà vận chuyển, tài xế và người giao hàng đều được thu thập và lưu trữ tập trung trong phần mềm TMS. Từ đó, hệ thống sẽ tự động phân tích, đối chiếu dữ liệu và đưa ra các đề xuất tối ưu tuyến đường, lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp và theo dõi thời gian thực về trạng thái giao hàng.
Một điểm mạnh vượt trội của TMS logistics chính là khả năng phân tích dữ liệu sâu. Qua các báo cáo chi tiết về hiệu quả vận chuyển, hiệu suất tài xế, thời gian giao hàng và chi phí phát sinh, TMS giúp nhà quản lý có đầy đủ cơ sở để đưa ra các quyết định cải tiến quy trình và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
Ứng dụng thực tế của TMS trong doanh nghiệp vận tải và logistics
Hiện nay, phần mềm TMS không hoạt động đơn lẻ mà thường được tích hợp với các hệ thống khác như:
- ERP (Enterprise Resource Planning): Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giúp quản lý đơn hàng, kế toán, lập hóa đơn và theo dõi dòng tiền.
- WMS (Warehouse Management System): Hệ thống quản lý kho, hỗ trợ sắp xếp, điều phối, kiểm soát tồn kho và quản lý xuất nhập hàng.
Khi tích hợp cả TMS – WMS – ERP, doanh nghiệp có trong tay giải pháp quản lý chuỗi cung ứng toàn diện, bao phủ toàn bộ quy trình từ lưu trữ hàng hóa, quản lý đơn hàng, xuất kho cho tới vận chuyển và giao nhận.
Vai trò cốt lõi của TMS trong tối ưu vận chuyển
- Tối ưu lộ trình và phương tiện: Đề xuất tuyến đường ngắn nhất, giảm chi phí nhiên liệu và rủi ro giao trễ.
- Giám sát giao hàng theo thời gian thực: Cập nhật tình trạng vận chuyển tức thời, cảnh báo khi có sự cố.
- Phân tích hiệu suất vận chuyển: Đánh giá chất lượng dịch vụ của từng đối tác vận tải, giúp doanh nghiệp lựa chọn đơn vị phù hợp nhất.
- Tích hợp dễ dàng với WMS và ERP: Kết nối liền mạch dữ liệu giữa các bộ phận, giúp đồng bộ hóa toàn bộ chuỗi cung ứng.
Lợi ích nổi bật của phần mềm TMS trong vận tải
1. Giảm chi phí phân phối và vận hành
Một trong những vai trò quan trọng nhất của TMS logistics chính là cắt giảm chi phí vận tải nhờ tự động hóa quy trình và tối ưu sử dụng phương tiện.
Khi tất cả thông tin giữa kho bãi, đội xe, tài xế và hàng hóa được đồng bộ trên hệ thống TMS, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian xử lý chứng từ, điều phối xe nhanh chóng và hạn chế rủi ro hàng tồn kho. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp logistics giảm đáng kể chi phí phân phối.
2. Tăng khả năng hiển thị toàn chuỗi cung ứng
Với TMS trong vận tải, doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái từng đơn hàng theo thời gian thực ngay trên hệ thống.
Mọi thông tin từ điểm nhận hàng, quá trình vận chuyển đến thời gian giao hàng đều được cập nhật liên tục, giúp quản lý vận hành kiểm soát tốt toàn bộ chuỗi cung ứng. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoặc vận tải hàng lạnh, hàng giá trị cao.
3. Giảm chi phí hành chính và sai sót hóa đơn
Phần mềm quản lý vận tải TMS tích hợp sẵn chức năng đối chiếu và kiểm toán hóa đơn vận chuyển.
Hệ thống sẽ tự động ghi nhận cước phí, kiểm tra chênh lệch với báo giá ban đầu và đồng bộ với dữ liệu từ chủ phương tiện, chủ hàng. Quy trình thanh toán, duyệt chi được tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý thủ công.
Đặc biệt, một số phần mềm TMS logistics hiện nay còn hỗ trợ thanh toán trực tiếp qua ứng dụng di động (mobile app), tăng tính linh hoạt cho tài xế và bộ phận kế toán.
4. Theo dõi vận chuyển trên một nền tảng duy nhất
Thay vì sử dụng nhiều công cụ rời rạc để quản lý đội xe, gọi điện điều phối tài xế, theo dõi tuyến đường,… TMS Việt Nam hiện nay đã tích hợp toàn bộ tính năng này trên một nền tảng duy nhất.
Thông qua kết nối GPS, hộp đen và dữ liệu vận đơn, TMS logistics software giúp nhà quản lý theo dõi lộ trình vận chuyển trực quan và chính xác nhất. Mọi thay đổi, sự cố hay yêu cầu phát sinh đều được cập nhật ngay lập tức trên hệ thống.
5. Nâng cao dịch vụ khách hàng
TMS không chỉ phục vụ doanh nghiệp vận tải, mà còn nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Hệ thống có thể tạo tài khoản riêng cho từng khách hàng, giúp họ theo dõi tình trạng đơn hàng theo thời gian thực: Đang xử lý – Đang giao – Đã giao thành công.
Tính năng này giúp tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp, đồng thời cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng đối với doanh nghiệp.
6. Mở rộng quy mô kinh doanh dễ dàng hơn
Triển khai TMS giúp doanh nghiệp sẵn sàng mở rộng quy mô vận tải mà không cần tăng tỷ lệ tương ứng về nhân sự quản lý.
Chỉ với một nhân sự đã được đào tạo về nghiệp vụ TMS logistics, doanh nghiệp có thể điều hành toàn bộ hoạt động vận chuyển từ điều phối xe, quản lý tuyến đường, kiểm soát chi phí đến theo dõi hiệu suất tài xế.
Việc tự động hóa bằng TMS còn giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình chuẩn hóa, dễ dàng áp dụng khi mở rộng thêm chi nhánh hoặc dịch vụ mới.
Xu hướng phát triển TMS tại Việt Nam
Cùng với quá trình số hóa chuỗi cung ứng, nhu cầu ứng dụng phần mềm TMS tại Việt Nam ngày càng tăng. Đặc biệt, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đã bắt đầu tìm kiếm những giải pháp TMS linh hoạt, chi phí hợp lý để tối ưu hóa vận hành. Trong tương lai, việc tích hợp TMS với ERP và AI, Big Data sẽ là xu hướng nổi bật, giúp nâng cao năng lực phân tích và tối ưu theo hướng tự động hóa toàn diện.
Xem thêm:
Hy vọng bài viết trên đây của Phước Tấn đã giúp bạn hiểu rõ về TMS là gì. Chúc bạn nghiên cứu và ứng dụng thành công vào doanh nghiệp của mình.