Invoice là gì? Những ý nghĩa và tầm quan trọng của Invoice? Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực kinh doanh thì sẽ không còn xa lạ với khái niệm này.
Nếu như bạn vẫn chưa biết về Invoice là gì cũng như ý nghĩa của nó? Thì ngay sau đây, Vận Tải Phước Tấn xin mời các bạn tham khảo bài viết sau đây. Để tìm hiểu thêm một số vấn đề chi tiết về Invoice.
Hotline: 0917.932.788 – Ms Tiên
INVOICE LÀ GÌ? NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ INVOICE?
Invoice là một loại chứng từ quan trọng trong quá trình mua bán hàng hoá, đặc biệt là hàng hoá xuất nhập khẩu thể hiện giá trị thực của hàng hoá, invoice sẽ do bên bán lập nên và trong các công ty thương mại có nhiều invoice được đánh số tương ứng để thuận tiện cho việc quản lý, ghi nhận các giao dịch giữa công ty với khách hàng và các thông tin cơ bản như ngày tháng năm, nơi phát hành, địa chỉ gửi đến, thanh toán thỏa thuận, điều kiện giao hàng…
TẠI SAO PHẢI CÓ INVOICE?
Ban đầu, khi thực hiện giao dịch trao đổi, mua bán hàng hoá giữa hai bên sẽ có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình trao đổi với nhau, nhiều thỏa thuận, dự tính, những thảo luận về hàng hóa, các khâu liên quan đến việc đặt số lượng hàng hoá, phương thức giao hàng và cách thức trả tiền…tất cả nội dung quan trọng sẽ được soạn thảo chi tiết và tỉ mỉ thông qua Invoice để tránh nhầm lẫn hay thiếu sót.
Vì vậy, Invoice và luôn là cần thiết bởi chúng giúp cho việc thực hiện thanh toán giữa bên bán và bên mua luôn rõ ràng, rành mạch, nhắc nhở bên mua phải có nhiệm vụ phải thanh toán số tiền trên Invoice cho bên bán, cùng các điều kiện đã thỏa thuận ban đầu.
NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA HÓA ĐƠN
Nội dung cơ bản của invoice, bao gồm:
- Tên, số, ký hiệu, ngày giờ lập hoá đơn.
- Thông tin cần thiết của bên bán và bên mua
- Chi tiết về hàng hoá
- Điều kiện giao hàng, phương tiện, cách thức để vận chuyển.
- Phương thức thanh toán theo thoả thuận
- Tên cảng nhập và cảng xuất hàng đi
- Người đại diện ký nhận để phát hành phiếu.
CHỨC NĂNG CỦA INVOICE LÀ GÌ?
Các công ty cần giao hóa đơn để yêu cầu thanh toán. Invoice là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự đồng ý của cả hai bên đối với giá niêm yết và các điều kiện thanh toán. Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn còn có nhiều chức năng khác.
- Lưu trữ hồ sơ: Lợi ích quan trọng nhất của hóa đơn là khả năng lưu giữ hồ sơ hợp pháp về việc mua bán. Điều này giúp bạn có thể tìm ra thời điểm hàng hóa được bán, ai đã mua và ai đã cung cấp hàng hóa / dịch vụ đó.
- Theo dõi thanh toán: Hóa đơn là một công cụ kế toán vô giá. Nó giúp cả người bán và người mua theo dõi các khoản thanh toán.
- Bảo vệ pháp lý: Hóa đơn chính xác là bằng chứng hợp pháp về thỏa thuận giữa người mua và người bán về một mức giá ấn định.
- Khai báo thuế dễ dàng: Việc ghi chép và lưu giữ tất cả các hóa đơn giúp công ty báo cáo thu nhập của mình và đảm bảo rằng họ đã nộp đủ thuế.
- Phân tích kinh doanh: Phân tích hóa đơn có thể giúp doanh nghiệp thu thập thông tin từ các hình thức mua hàng của khách hàng và xác định xu hướng, sản phẩm phổ biến, thời gian mua hàng cao điểm,… Điều này giúp phát triển các chiến lược tiếp thị hiệu quả.
VAI TRÒ CỦA HÓA ĐƠN TRONG VIỆC XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
Invoice là gì? – Còn được hiểu đây là hoá đơn mua bán, sẽ giúp chứng minh giao dịch mua bán người bán và người mua, do người bán lập nên và có vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu như sau:
Khi muốn xuất khẩu hàng hóa đi quốc tế hay nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về thì invoice góp phần quan trọng không kém trong việc thanh toán, khai báo hải quan, thực hiện đóng thuế, đóng bảo hiểm.
- Thanh toán: Là hoá đơn thương mại hợp lệ với mục đích thông báo đến người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho bên người bán, với đầy đủ thông tin chi tiết về hàng hoá và có chữ ký, đóng dấu rõ ràng.
- Khai báo hải quan: Khi khai báo hải quan, hoá đơn thương mại cũng cần được xuất trình để bên hải quan biết được giá cả hàng hoá trên hoá đơn, qua đó sẽ dựa vào đó tính thuế xuất nhập khẩu và các chi phí cần thiết khác cùng những thông tin cung cấp trên hoá đơn giúp thuận tiện cho việc khai báo điện tử.
- Đóng bảo hiểm: Trong xuất nhập khẩu, bất kỳ hàng hoá nào cũng cần được bảo hiểm để doanh nghiệp có thể yên tâm được bồi thường thiệt hại nếu có xảy ra các vấn đề rủi ro, tranh chấp… Giá trên Invoice và các điều khoản về hàng hoá được bảo hiểm, như tên hàng hoá, số lượng, giá cả, mã hàng… cũng sẽ giúp cho việc tính phí cho bảo hiểm và thường được thực hiện trước khi vận chuyển hàng hoá.
MỘT SỐ LOẠI HÓA ĐƠN PHỔ BIẾN
Trong chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu thì chắc chắn bạn sẽ thấy có nhiều loại Invoice khác nhau như: Proforma Invoice, Commercial Invoice, ít gặp hơn là Provisional Invoice, hay Sales Invoice.
Vận Tải Phước Tấn sẽ giải thích sơ lược về Proforma Invoice và Commercial Invoice – hai loại hóa đơn thường thấy trong chứng từ xuất nhập khẩu.
Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice thường được viết tắt là PI, là loại thường thấy trong chứng từ xuất nhập khẩu. Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ, tức là có hình thức như hóa đơn nhưng không dùng để thanh toán. Chính xác hơn, nó thực sự không phải là một hóa đơn, có thể nói đây là bản nháp sơ bộ của hóa đơn.
Nói một cách khác, đây là hóa đơn sơ bộ hoặc hóa đơn ước tính mà người bán gửi cho khách hàng trước khi giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Proforma Invoice bao gồm mô tả hàng hóa, tổng số tiền phải trả và các chi tiết khác về giao dịch.
Khi nào bạn nên gửi Proforma Invoice?
Về trình tự thời gian thì không có quy định chính xác thời điểm nào cần phải có PI và cũng không nhất thiết phải có PI khi mua bán một lô hàng. Tuy nhiên, để thuận tiện cho giao dịch, thì các bên có thể đưa chứng từ này vào trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán.
Cụ thể, Proforma Invoice thường được sử dụng khi:
Ước tính chi phí
Hóa đơn chiếu lệ đóng vai trò như một loại thỏa thuận thiện chí giữa bạn và khách hàng. Đặc biệt là khi giao dịch chưa được hoàn tất hoặc hàng hóa / dịch vụ vẫn đang được thương lượng:
- Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
- Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành hóa đơn thương mại (CI) chính thức cho lô hàng đó.
Vận chuyển quốc tế
Vì Proforma Invoice thường bao gồm các chi tiết về phí vận chuyển, đóng gói, trọng lượng và giao hàng, nên nó được sử dụng phổ biến trong ngành vận chuyển quốc tế. Proforma Invoice giúp khai báo giá trị của một mặt hàng để nó có thể được thông qua hải quan một cách nhanh chóng và được giao cho khách hàng đúng hẹn.
Commercial Invoice là gì?
Commercial Invoice là một tài liệu pháp lý được sử dụng cho các thỏa thuận thanh toán giữa hai bên xuất và nhập khẩu, yêu cầu người nhập khẩu chi trả đúng đủ số tiền đã ghi cho người xuất khẩu.
Chức năng của Commercial Invoice là gì?
- Dùng cho việc thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu.
- Là cơ sở để tính toán thuế xuất nhập khẩu.
- Là chứng từ không thể thiếu để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ khác.
PHÂN BIỆT PROFORMA INVOICE & COMMERCIAL INVOICE
Cả Proforma Invoice (PI) và Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) đều quan trọng và cần thiết trong quy trình xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, PI và CI vẫn có những điểm khác biệt mà ta cần lưu ý.
| PI | CI | |
| Thời điểm phát hành | Trước khi gửi hàng | Sau khi lô hàng đã được gửi hoặc đã đóng vào container |
| Nội dung | Có thể thay đổi điều khoản nếu cần | Đầy đủ và chính xác hơn về lượng hàng và số tiền thanh toán |
| Tính cam kết | Sự cam kết ban đầu của người bán gửi tới người mua | Rất quan trọng trong xác nhận giao dịch mua bán |
| Hạch toán | Không | Có |
Ngoài ra, Proforma Invoice không cần phải xuất trình khi làm thủ tục hải quan vì hồ sơ hải quan ở Việt Nam thường yêu cầu hóa đơn thương mại. Trong một số trường hợp, chúng ta có thể dùng Proforma Invoice để thay cho Hóa đơn thương mại để giải thích chi tiết với hải quan khi cần.
CÁC LỖI CẦN TRÁNH KHI LÀM INVOICE
Trong khi lập Invoice, người mua cần phải tránh các lỗi một cách tối đa để không phải gặp các vấn đề, sai sót xảy ra như sau:
Nếu cả bên người mua và bên người bán chưa chốt được số lượng cuối cùng chính xác thì không nên lập hoá đơn thương mại (CI), mà chỉ nên lập hoá đơn chiếu lệ (PI) để có thể dễ dàng chỉnh sửa nếu chưa được sự đồng ý của đôi bên.
Vì hoá đơn thương mại (Invoice) là do bên người bán phát hành và cần phải check lại cẩn thận trước khi phát hành hoá đơn, từ thông tin của hai bên, các chỉ tiêu, số lượng, đơn giá, phương tiện…, để không phải mất nhiều thời gian và công sức phải bỏ hoá đơn cũ và lập lại hoá đơn mới.
TỔNG KẾT LẠI
Invoice – Hóa đơn là một chứng từ chính trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu và được dùng trong nhiều trường hợp như: làm thủ tục hải quan, cấp chứng nhận xuất xứ,… Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã có được cái nhìn tổng quan về hóa đơn cũng như hiểu rõ hơn về nó.
Dịch vụ Vận Tải Phước Tấn sẽ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận biết và thực hiện chuẩn xác, kiểm tra kỹ lưỡng nếu cần đến các hoá đơn chứng từ nêu trên.
Vận Tải Phước Tấn xin cung cấp thêm một số khái niệm khác để quý khách hàng có thể tham khảo thêm:
