Proforma Invoice là gì? Proforma Invoice là một trong những thuật ngữ khá quen thuộc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, buôn bán quốc tế. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều người đang có sự nhầm lẫn giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice.
Vậy Proforma Invoice là gì? Khi nào thì sử dụng loại hoá đơn này? Nội dung của Proforma đề cập đến những vấn đề nào? Câu trả lời sẽ Vận Tải Phước Tấn giải đáp ngay sau đây!
»»» Xem thêm: INVOICE LÀ GÌ? Ý NGHĨA VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA INVOICE?
PROFORMA INVOICE LÀ GÌ?
Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ, từ “Invoice” là hóa đơn, “Proforma” là chiếu lệ. Proforma Invoice có hình thức như hóa đơn nhưng không giống hóa đơn trực tiếp dùng để thanh toán (chiếu lệ), nó chỉ là hóa đơn thương mại hay được dùng chứ đó không phải là giấy tờ đòi tiền.
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, người ta còn hay nhầm lẫn từ hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice với những cụm từ như:
- Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại
- Sales Invoice: Hóa đơn bán hàng
- Provisional Invoice: Hóa đơn tạm thời
- Custom’s Invoice: Hóa đơn hải quan
- Consular Invoice: Hóa đơn lãnh sự
Những cụm từ trên và Proforma Invoice là gì luôn được nhắc đến song hành cùng nhau.
Về bản chất, đây là bản nháp sơ bộ, một loại chứng từ mà nhân viên xuất nhập khẩu nào cũng phải biết. Dựa vào loại hóa đơn này, người mua và bán sẽ biết được những thông tin cơ bản về lô hàng, chủng loại, số lượng, mẫu mã, đơn giá, tổng số tiền, điều kiện giao hàng… hãy những thông tin khác liên quan đến kiện hàng được trao đổi.
Proforma Invoice được viết tắt là PI, giấy tờ này vô cùng quan trọng vì nó là chứng từ thể hiện sự cam kết giữa người bán hàng và người mua hàng. Người bán sẽ giao lô hàng hay chuyển giao dịch vụ như đã thông báo cho người mua ở mức giá đã được cả hai bên thống nhất.
Sau khi nhận được hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice mẫu, người mua và người bán vẫn có thể tiếp tục đàm phán những điều khoản cụ thể khác có liên quan đến lô hàng hay dịch vụ. Vì vậy chứng từ chiếu lệ này không hoàn toàn cố định, nó có thể được sửa đổi nhiều lần cho phù hợp với nhu cầu của các bên liên quan.
MỤC ĐÍCH CỦA HÓA ĐƠN CHIẾU LỆ – PROFORMA INVOICE LÀ GÌ?
- Làm chứng xuất nhập khẩu, là thủ tục khai hải quan.
- Làm chứng từ xin phép xuất nhập khẩu hoặc để ghi giấy phép ngoại tệ.
- Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào nước ngoài để trưng bày trong triển lãm, hội chợ.
- Làm chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán cho đại lý, hay gửi bán ở nước ngoài.
- Hóa đơn chiếu lệ sẽ thay cho một đơn chào hàng.
THỜI ĐIỂM PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN CHIẾU LỆ (PROFORMA INVOICE)
Về trình tự thời gian thì không có quy định chính xác thời điểm nào có PI, và cũng không nhất thiết phải có phát hành PI khi mua bán 1 lô hàng. Tuy nhiên, để thuận tiện cho giao dịch, thì các bên có thể đưa ra chứng từ này trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán.
Cụ thể, chứng từ này thường được phát hành khi:
- Người bán cần phát hành cho người mua một chứng từ về lô hàng, mà vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng).
- Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
- Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.
»»» Tìm hiểu thêm: CONTAINER LÀ GÌ? PHÂN LOẠI VÀ KÍCH THƯỚC CONTAINER RA SAO?
NỘI DUNG CỦA PROFORMA INVOICE
Để thuận tiện cho quá trình làm việc với khách hàng cũng như đảm bảo những người làm việc ngành xuất nhập khẩu nắm bắt được mọi thông tin của lô hàng thì cần biết những nội dung của Proforma Invoice cụ thể sau đây:
- Thông tin cụ thể của người mua hàng và người bán hàng, các thông tin này phải đảm bảo chính xác vì đây là những thông tin liên quan trực tiếp đến việc di chuyển và tiếp nhận lô hàng.
- Thông tin cụ thể về hàng hóa .
- Số và ngày của mẫu proforma invoice.
- Port of loading: thông tin cảng thực hiện công việc bốc dỡ hàng hóa
- Port of destination: Tên cảng mà hàng hóa được vận chuyển đến
- Estimated Time Arrival (ETA): Thời gian dự kiến hàng hóa sẽ được nhập vào cảng.
- Bên người bán nêu điều kiện thanh toán khi thực hiện lô hàng đó.
- Người bán ghi lại số tài khoản để thanh toán tiền. Chú ý phải ghi đúng, tránh trường hợp người mua hàng gửi tiền mà người bán không nhận được sẽ phiền phức và mất thời gian.
Có thể nhiều người chưa tiếp xúc đến proforma invoice mẫu nên không hiểu rõ về nội dung cũng như cách viết chúng nên cần mẫu proforma invoice. Với thời điểm công nghệ thông tin phát triển như hiện nay thì việc tìm kiếm mọi vấn đề không còn là khó.
Chỉ cần gõ “mẫu proforma invoice” hay “proforma invoice mẫu” ngay lập tức sẽ có rất nhiều kết quả hiện ra. Việc của bạn là tìm kiếm một mẫu proforma invoice phù hợp và sử dụng ngay thôi.
PHÂN BIỆT PROFORMA INVOICE VÀ COMMERCIAL INVOICE
Trong xuất nhập khẩu, proforma invoice và commercial luôn đi cùng nhau. Nhìn chung chúng đều là các loại giấy tờ hóa đơn, nhưng một cái là hóa đơn chiếu lệ còn một cái là hóa đơn thương mại. Mặt khác, về hình thức thì chúng giống nhau, nhưng lại khác hoàn toàn về nội dung. Ở đây chúng tôi sẽ phân biệt chúng trên 4 phương diện đó là thời điểm phát hành, nội dung Proforma Invoice mẫu và Commercial Invoice, tính chất cam kết và cuối cùng là hạch toán hàng hóa.
THỜI ĐIỂM PHÁT HÀNH
- Proforma Invoice (PI) phát hành trước khi gửi hàng, hoặc chưa sẵn sàng gửi hàng đến cho người mua.
- Còn Commercial Invoice (CI) phát hành sau khi lô hàng đã được gửi, hoặc đã đóng xong vào container.
NỘI DUNG PROFORMA INVOICE VÀ COMMERCIAL INVOICE
Trong kinh doanh thương mại, nội dung của Proforma Invoice và Commercial Invoice cơ bản là giống nhau, nhưng hóa đơn thương mại đầy đủ hơn và chi tiết hơn. Hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice vẫn có thể thay đổi được nếu người mua và người bán muốn thống nhất lại với nhau về các điều khoản hợp đồng.
TÍNH CHẤT CAM KẾT
Xét về tính cam kết của hóa đơn thương mại có tính chất chặt chẽ hơn và cần phải tuân thủ nghiêm ngặt vì nó là chứng từ xác nhận việc mua hàng giữa người bán và người mua. Còn hóa đơn chiếu lệ proforma invoice chỉ là sự cam kết ban đầu giữa các bên trao đổi hàng hóa.
HẠCH TOÁN HÀNG HÓA
Về hạch toán thì hóa đơn thương mại được dùng để hạch toán kế toán của cả phía người mua và người bán, còn hạch toán hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice là gì? Thì trong khi hóa đơn chiếu lệ không có chức năng hạch toán.
Lưu ý nhỏ
- Theo quy định của hải quan Việt Nam về các hồ sơ chứng từ thì họ chỉ dùng từ “hóa đơn thương mại”, nhưng trên thực tế từ Invoice (hóa đơn) và Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) có ý nghĩa giống nhau, và có thể dùng thay thế lẫn nhau. Vì vậy có lẽ bạn nên dùng thuật ngữ này cho thuận tiện công việc.sao cho phù hợp với hoàn cảnh và công việc để đạt hiệu quả cao nhất.
- Thêm nữa là một số trường hợp có thể dùng Proforma Invoice để thay cho Hợp đồng thương mại nhưng cần giải thích chi tiết với hải quan khi cần thiết
»»» Tìm hiểu thêm: MANIFEST LÀ GÌ?丨NGHIỆP VỤ KHAI MANIFEST – XUẤT NHẬP KHẨU
KẾT LUẬN
Bài viết trên Vận Tải Phước Tấn đã cung cấp các kiến thức về hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice là gì? Và những hiểu biết cần thiết về Proforma Invoice. Hy vọng với những thông tin bổ ích nêu trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các chứng từ hóa đơn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.